Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Registratúrny poriadok (vzor)

5.1.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.2.21.2 Registratúrny poriadok (vzor)

Ing. Mária Vépyová

PhD.

korektúra: Ing. Zuzana Hrušovská

Baker Tilly Slovakia


Stiahnuť dokument

Názov organizácie:

 

 

 

Názov smernice:

 

Registratúrny poriadok pre správu registratúry neautomatizovaným spôsobom

 

Poradové číslo smernice:

 

 

 

Vypracoval:

 

 

 

Schválil:

 

 

 

Dátum vyhotovenia internej smernice:

 

 

 

Za správnosť smernice zodpovedá:

 

 

 

Za dodržiavanie smernice zodpovedá:

 

 

 

Platnosť internej smernice:

 

 

 

Prílohy:

 

 

 

PRVÁ ČASŤ

Úvodné ustanovenia a základné pojmy

Článok I

Úvodné ustanovenia

Registratúrny poriadok .................. ( presný a úplný názov) upravuje postup organizačných útvarov ................ (presný a úplný názov organizácie) (ďalej len "organizácia”) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

......... ( označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie ) dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

Správu registratúry zabezpečujú podateľňa, ktorá plní i funkciu výpravne, (ďalej len "podateľňa”), zamestnanec poverený vedením registratúrneho denníka, organizačné útvary a registratúrne stredisko organizácie (ďalej len "registratúrne stredisko”). Zariadenia organizácie si zriaďujú vlastnú podateľňu a vlastné registratúrne stredisko.

Správu registratúry organizácie zabezpečujú poverení zamestnanci príslušných organizačných útvarov v rozsahu ustanovenom registratúrnym poriadkom a správca registratúry organizácie (ďalej len "správca registratúry”).

.... (presný názov organizačného útvaru, s odkazom na príslušné ustanovenie organizačného poriadku) usmerňuje činnosť podateľne organizácie. Vedenie registratúrneho denníka zabezpečuje poverený zamestnanec ... ( názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenie organizačného poriadku). Funkciu správcu registratúry organizácie zabezpečuje poverený zamestnanec ... (presné názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenie organizačného poriadku). Registratúrne stredisko organizácie spravuje ... (presný názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenie organizačného poriadku).

Vedenie registratúrneho denníka zariadenia organizácie zabezpečuje zamestnanec poverený vedúcim zamestnancom zariadenia, zároveň plní aj funkciu správcu registratúry zariadenia. Registratúrne stredisko zariadenia spravuje … (poverený zamestnanec podľa rozhodnutia vedúceho zariadenia).

Organizácia a zariadenia spravujú registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, v ktorej sa súčasne určí spôsob nahradenia záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci organizačného útvaru. Ak je dôvodné podozrenie, že poškodením, zničením alebo stratou bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží zápisnicu .... ( označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie).

Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu príslušného organizačného útvaru alebo ním poverenému zamestnancovi (ďalej len "zástupca”) nevybavené spisy.

Evidenciu a manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, evidenciu sťažností, ako aj účtovných registratúrnych záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej len "špeciálne druhy záznamov) upravuje osobitný predpis.

Na registratúrne záznamy ……. (uviesť konkrétne vecné skupiny dokumentov), o ktorých organizácia vedie osobitnú systematickú evidenciu sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.

Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov záznamov organizácie ykonáva príslušný štátny archív (ďalej len "archív”) ( § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov).

Organizácia a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyk, ( resp. v inom jazyku, čo treba konkrétne uviesť).

Pojem "organizácia” sa vzťahuje aj na zariadenia organizácie, ak registratúrny poriadok neustanovuje inak.

Článok II

Základné pojmy

Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry organizácie. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie alebo bola organizácii doručená.

Registratúrny záznam je informácia, ktorú organizácia zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov organizácii doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov.

Podanie je každý podnet, ktorý organizácia prijala na úradné vybavenie.

Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z .... (upraviť individuálne, podľa používaného registratúrneho plánu organizácie).

Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi.

Správca registratúry je zamestnanec organizácie, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov organizácie na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v organizácii, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.

DRUHÁ ČASŤ

Zásielky

Článok III

Prijímanie zásielok

Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli organizácii doručené alebo ich prevzal zamestnanec organizácie osobne a sú adresované organizácii; podateľňa na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky (vzor č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len "súrne záznamy”) sa označia odtlačkom prezentačnej pečiatky červenej farby s dátumom doplneným podrobným časovým údajom o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec organizácie. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá na zaevidovanie v registratúrnom denníku (ďalej len "denník”).

Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis.

Podateľňa prijaté zásielky zapíše do doručovacieho zošita a odovzdá na zaevidovanie v denníku.

Článok IV

Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov

Zásielky sa triedia na zásielky, ktoré sa:

  1. otvoria a následne zaevidujú v denníku,

  2. odovzdávajú adresátom neotvorené,

  3. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

Zásielky, ktoré sú uvedené v odseku 1 písm. a) zamestnanec podateľne otvorí a záznam označí odtlačkom prezentačnej pečiatky červenej farby. Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej ľavej časti strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky sa vyznačí dátum doručenia a počet príloh. Prípadné nedostatky (napr. chýbajúce prílohy a podobne) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci (ďalej len "spracovateľ”).

Neotvorené podateľňa odovzdáva zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, označené heslom verejnej súťaže, zásielky adresované organizačnému útvaru zabezpečujúcemu agendu ľudských zdrojov, ako aj zásielky adresované ... ( označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie, príp. ďalších určených zamestnancov ). Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.

Za súkromnú sa považuje zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom organizácie; táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená. Zamestnanec podateľne vedie evidenciu iba tých súkromných zásielok, ktorých prevzatie podateľňa potvrdila pošte. Zásielky adresované organizácii s označením "do rúk” určitej osoby sa za súkromné nepovažujú a otvárajú sa. Výnimku tvoria zásielky označené "do rúk ...” ( označenie funkcie vedúceho zamestnanca organizácie, príp. ďalších určených zamestnancov).

Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.

Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, zamestnanec podateľne označí okrem odtlačku prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom "peňažný spis”. Vyznačí v nej druh, hodnotu a počet cenín a zásielku odovzdá ... ( presný názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenia organizačného poriadku).

Zásielky účtovnej povahy (dodávateľské faktúry, listové dožiadania o úhradu) sa po prijatí a označení odtlačkom prezentačnej pečiatky pridelia priamo príslušnému organizačnému útvaru (učtárni), ktorý vedie ich evidenciu.

Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným registratúrnym záznamom, ak:

  • registratúrny záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na obálke,

  • registratúrny záznam nie je podpísaný, i keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené,

  • adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,

  • má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre odvolanie, verejné obstarávanie),

  • ide o sťažnosť, oznámenie alebo podnet občana,

  • je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,

  • ide o zásielku doručenú na návratku.

V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok uschovávajú jeden týždeň, doporučených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania.

TRETIA ČASŤ

Evidencia záznamovv denníku

Článok V

Denník

Poverený zamestnanec organizácie vedie centrálny denník organizácie. Organizačné útvary organizácie vedú pomocný denník organizačného útvaru. Denník organizačného útvaru vedie poverený zamestnanec organizačného útvaru.

Do denníka organizačného útvaru sa záznamy zapisujú pod číslom spisu z centrálneho denníka.

Denník vedie každý organizačný útvar samostatne.

V denníku sa evidujú záznamy pochádzajúce z činnosti organizácie, t. j. záznamy organizácii doručené a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu organizácie (ex offo).

Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časove a vecne aktuálne údaje o evidovaných registratúrnych záznamoch.

Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom organizácie a rokom. Denník organizačného útvaru sa označí aj názvom príslušného organizačného útvaru.

Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka.

Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom "Uzatvorené číslom ...”, pripojí sa dátum, odtlačok pečiatky a podpis vedúceho ... (podľa organizačného poriadku ).

V denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa škrtnú takým spôsobom, aby zostali čitateľné.

Článok VI

Evidovanie záznamov

V denníku sa zásadne neevidujú záznamy uvedené v čl. 4 ods. 5, t.j. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené.

Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Z telefaxov a elektronických záznamov sa vyhotovia alebo vytlačia kópie.

Ak sa po otvorení zásielky adresovanej organizácii a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že vybavenie nepatrí do jej pôsobnosti, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu.

Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v denníku.

Organizácia zabezpečí, podľa potreby, preklad alebo overený úradný preklad zaevidovaného cudzojazyčného záznamu do štátneho jazyka. S cudzojazyčným záznamom a s pripojeným prekladom, sa ďalej manipuluje ako s ostatnými doručenými záznamami. Lehota na jeho vybavenie začína plynúť dňom doručenia prekladu; dátum doručenia prekladu sa vyznačí na zázname i v denníku.

V denníku sa eviduje aj obeh registratúrnych záznamov medzi organizačnými útvarmi.

Periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jednej veci alebo záznamy, o ktorých vedie organizácia zvláštnu systematickú evidenciu sa v denníku evidujú prostredníctvom tzv. zberného hárku.

Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam s vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou denníka.

Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku.

Článok VII

Prideľovanie čísla spisu

Číslo spisu sa prideľuje registratúrnym záznamom:

  • ktorých vybavenie patrí do pôsobnosti organizácie,

  • obsahujúcim informácie dôležité pre činnosť organizácie,

  • vzniknutým z vlastného podnetu organizácie (ex offo),

  • adresovaným organizácii, ale nepatriacim do jej pôsobnosti,

  • korešpondencii medzi jednotlivými útvarmi,

  • dodatočne pozvánke, ak na ňu organizácia písomne odpovedá.

Číslo spisu pozostáva z podacieho čísla (poradové číslo v denníku), označenia organizačného útvaru a roku ( upraviť individuálne, podľa spôsobu zvoleného v organizácii).

Ak prídu k prvému podaniu ďalšie podania v tej istej veci dostane každé z nich nové podacie číslo, pod ktorým sa zaeviduje aj odpoveď naň. Tieto podacie čísla sa zapisujú na spisovom obale. Číslo prvého podania je číslom základným. Súhrn všetkých záznamov pochádzajúcich z vybavenia jednej veci tvorí jeden spis.

Záznamy, zapísané na spisovom obale, sa vybavujú pod posledným najvyšším číslom. Po vybavení sa ukladajú pod základným číslom v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre organizačného útvaru (ďalej len "príručná registratúra”).

Spojenie spisov manipulovaných v systéme základného čísla sa v denníku vyznačuje v rubrike "predchádzajúce číslo”.

Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v organizácii, stáva sa číslo tohto záznamu základným číslom celého spisu a záznam dostáva nový spisový obal. Spis z predchádzajúceho roka sa k nemu pripojí i so spisovým obalom a v rubrike denníka "predchádzajúce číslo” sa vyznačí posledné podacie číslo z predchádzajúceho roka.

Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné podacie číslo.

Na pohotové vyhľadávanie spisov evidovaných v denníku a uložených v registratúre organizačného útvaru poverený zamestnanec priebežne vedie menný register fyzických osôb a právnických osôb (vzor č. 2). K jednotlivým priezviskám fyzických osôb alebo názvom právnických osôb priraďuje čísla spisov, týkajúcich sa danej osoby v rámci kalendárneho roku. Ak je v tej istej veci zúčastnených viacero osôb, musí čísla spisov vyznačiť pri mene alebo názve každej z nich.

Organizácia môže z dôvodu efektívnosti a racionalizácie vlastnej činnosti viesť ďalšie evidencie údajov a registre. Na tieto evidencie sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom, vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku.

Článok VIII

Obeh záznamov

Po vykonaní zápisov v denníku sa registratúrne záznamy odovzdávajú podľa pokynov vedúceho organizačného útvaru spracovateľom.

Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.

ŠTVRTÁ ČASŤ

Vybavovanie spisov

Článok IX

Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi, inak lehotu určí príslušný vedúci zamestnanec v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia veci. Určená lehota sa vyznačí na spisovom obale i v denníku.

Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote alebo organizácia vec odstúpi na vybavenie inému orgánu alebo organizácii, treba o tom odosielateľa s uvedením dôvodov informovať.

Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Ak si to vybavenie veci vyžiada, zabezpečí súčinnosť organizačných útvarov alebo iných orgánov alebo organizácií.

Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, vyznačiť spôsob jeho vybavenia, dať pokyny na odoslanie vybavenia a určiť ďalší pohyb spisu.

Spracovateľ je povinný označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami "obmedzený prístup” a uviesť čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí na spisovom obale.

Spracovateľ volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vezme podanie iba na vedomie, napíše pod odtlačok prezentačnej pečiatky "Na vedomie vzal, a/a”, dátum a pripojí svoj podpis. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.

Ak spracovateľ zvolí písomnú formu vybavenia, píše vždy iba v jednej veci.

Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa súrny záznam; doklad o jeho odoslaní sa pripojí k spisu. Odoslaný text sa zašle listom dodatočne v ten istý deň.

Ak to povaha veci dovoľuje, podanie sa môže vybaviť priamo čistopisom (prvopis, 2. výtlačok).V ostatných prípadoch spracovateľ vyhotoví koncept vybavenia. Koncept vlastnoručne podpíše. Ak ho preskúmali a upravili ďalší zamestnanci, podpíšu ho aj oni.

Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu sa vyznačia i v denníku ešte pred jeho uložením v registratúre organizačného útvaru. Registratúrny denník musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená a kde je spis uložený. Označenie spisu symbolom "a/a” znamená, že spis je vybavený a možno ho uzatvoriť. Spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy.

Nazeranie do vybavovaného spisu povoľuje a informácie o jeho obsahu podáva vedúci organizačného útvaru.

Článok X

Tvorba záznamu

Spracovateľ vyznačí na koncepte vybavenia všetky nevyhnutné pokyny pre zamestnanca povereného správou registratúry organizačného útvaru, a to :

  • presnú adresu adresáta, číslo spisu, pod ktorým podanie vybavuje, číslo podania, na ktoré odpovedá, stručné označenie veci,

  • naliehavosť a spôsob odoslania záznamu,

  • počet výtlačkov, ktorý má byť vyhotovený,

  • rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané,

  • jednotlivé odoslania, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov,

  • pokyn, ako má byť so spismi po odoslaní naložené (napr. "a/a”, "späť” a pod.).

Vedúci organizačného útvaru skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zodpovedá za posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných predpisov.

Spracovateľ zodpovedá za úpravu vyhotovenia registratúrneho záznamu podľa platných technických noriem .

Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu registratúrneho záznamu (Vec). Opis obsahu registratúrneho záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého registratúrneho záznamu spisu označeného znakom hodnoty "A”.

Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi organizácie; predtlač obsahuje aj identifikačné údaje organizácie. Osobný list ... ( označenie funkcievedúceho zamestnanca organizácie) sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným označením funkcie; číslo spisu sa píše iba na kópiu.

Originál a prvá kópia čistopisu registratúrneho záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom hodnoty "A” sa vyhotovujú na trvanlivom kancelárskom papier i písacou látkou, ktorá zaručí trvanlivosť textu. Adresy na obálky sa píšu súčasne pri vyhotovení registratúrneho záznamu.

Článok XI

Používanie pečiatok

Organizácia používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorú odtláča modrou farbou.

Ak organizácia používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.

Organizácia vedie evidenciu pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa.

Článok XII

Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov

Záznamy podpisuje vedúci organizačného útvaru alebo jeho zástupca v rámci pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu. Rozsah oprávnenia podpisovať záznamy organizácie upravuje osobitný predpis .

Na záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis. Ak musia byť na zázname dva podpisy, podpis zamestnanca s vyšším funkčným zaradením sa umiestňuje vľavo.

Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v neprítomnosti vedúceho organizačného útvaru podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku "v z.” (v zastúpení).

Ak sa záznamy odovzdávajú na rozmnoženie, podpíše vedúci organizačného útvaru čistopis alebo koncept, v tomto prípade sa za jeho vytlačeným menom a priezviskom uvedie skratka "v. r.” (vlastnou rukou). Pod ukončeným textom sa v ľavom dolnom rohu uvedie doložka "Za správnosť vyhotovenia” doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za správnosť prepísania schváleného konceptu.

Postup pri rozmnožovaní záznamov obsahujúcich utajované skutočnosti upravuje osobitný predpis .

Článok XIII

Odosielanie zásielok

Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), ďalej kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Registratúrne záznamy určené na odoslanie poštou sa odovzdávajú v zalepených obálkach s uvedením čísla spisu do podateľne.

Podateľňa roztriedi zásielky podľa spôsobu odoslania. Zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk, spravidla združuje do spoločnej obálky.

Doporučené zásielky, zásielky na návratku (doručenku) a súrne zásielky sa zapisujú do doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.

Doporučene na návratku s označením "do vlastných rúk” sa odosielajú aj záznamy s dokladmi, ktoré organizácia vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia .

Podpísané návratky podateľňa zaeviduje, t. j. zaznamená dátum doručenia. Návratku odovzdá príslušnému organizačnému útvaru na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia. V prípade väčšieho počtu zásielok na návratku, zaevidovanie návratiek zabezpečí príslušný organizačný útvar.

Ak pošta vrátila zásielku ako nedoručiteľnú, spracovateľ porovná správnosť údajov na obálke s údajmi udanými adresátom; odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo o jej prípadnom opätovnom odoslaní poverený zamestnanec zaeviduje v denníku.

Organizácia môže občanovi odovzdať iba zásielku, ktorá je mu adresovaná po preukázaní jeho osobnej totožnosti. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku (pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. Zásielku adresovanú organizácii nemôže organizácia občanovi vydať. Údaje o osobnom prevzatí poverený zamestnanec zaeviduje v denníku.

PIATA ČASŤ

Ukladanie spisov a záznamov

Článok XIV

Registratúrny plán

Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Registratúrny plán je usporiadaný .... ( upraviť individuálne, podľa zvolenéhotypuregistratúrnych značiek).

Registratúrny plán organizácie a jeho dodatky pripravuje správca registratúry organizácie v spolupráci s vedúcimi organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.

Článok XV

Registratúra organizačného útvaru

Spisy organizačného útvaru tvoria registratúru organizačného útvaru. Spisy organizačného útvaru vybavené a uzatvorené v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste na organizačnom útvare, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušného organizačného útvaru. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu.

Vedúci organizačného útvaru dôsledne dbá o správu registratúry organizačného útvaru v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku; jej správou poverí jedného zamestnanca organizačného útvaru.

Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu.

Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Koncepty zostávajú v spise.

Poverený zamestnanec organizačného útvaru pred uložením spisu skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, predpísaným znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený) a lehotou uloženia, neprevezme.

Ukladacie jednotky (spisové dosky so šnúrami, obaly) sa označujú štítkom s názvom organizácie, názvom organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený), lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov (vzor č. 3).

Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 4). Vypožičanie a vrátenie sa eviduje. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci organizačného útvaru alebo ním poverený zamestnanec organizačného útvaru.

Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 5), ktorý pripraví v dvoch vyhotoveniach administratívny zamestnanec.

Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek.

Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom " na pravom okraji pri príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu.

Odovzdávací zoznam obsahuje názov organizácie, názov organizačného útvaru, dátum odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.

Článok XVI

Registratúrne stredisko

Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie do spisov, ako aj ich vypožičiavanie a vydávanie výpisov a odpisov z nich.

Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v

 
 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: